Qu’est-ce que la communication événementielle ? Concevez, promouvez vos évènements

À quoi sert de mettre en place une stratégie de communication événementielle ?

Renforcer la cohésion d’équipe et la marque employeur

En tant qu’outil marketing stratégique, la communication événementielle permet de fédérer vos équipes autour de votre marque. Le déploiement de campagnes digitales innovantes (réseaux sociaux, site web dédié, communication immersive) crée une dynamique collective bien avant l’événement. L’objectif principal : transformer chaque collaborateur en véritable ambassadeur de votre image de marque.

Célébrer les succès et la culture d’entreprise

La communication événementielle sublime vos moments de partage et de reconnaissance. À travers des messages inspirants et des supports de communication soignés, vous valorisez vos réussites et ancrez votre culture d’entreprise dans l’esprit de vos équipes.

Stimuler la motivation et l’engagement

Une communication événementielle réussie transforme vos manifestations en véritables leviers de motivation. En développant des formats interactifs et des campagnes innovantes, vous créez une dynamique positive qui résonne avec les valeurs et les objectifs de votre organisation.

Améliorer la qualité de vie au travail

La promotion de vos initiatives QVT requiert une communication ciblée et percutante. Des ateliers bien-être aux séances de sophrologie, en passant par le yoga, chaque action mérite une mise en lumière stratégique pour maximiser son impact.

Valoriser votre image de marque auprès de vos publics cibles

La communication événementielle représente également un levier puissant pour promouvoir votre marque. Du lancement de produit à la convention annuelle, en passant par les conférences de presse, chaque événement mérite une stratégie de communication marketing intégrée. 

Les relations presse, le marketing digital et les relations publiques s’orchestrent pour maximiser votre retour sur investissement et votre notoriété.

Les formats d’événements clés en communication événementielle

La communication événementielle s’exprime à travers différents formats, chacun servant des objectifs spécifiques :

• Les conventions d’entreprise : Ces rassemblements créent des expériences uniques qui captivent les participants et les inspirent. De la planification à la production, chaque détail est orchestré pour offrir une expérience immersive et mémorable.
• Les soirées de vœux : Ces moments privilégiés permettent de célébrer les succès de l’entreprise avec élégance. L’organisation dans des lieux prestigieux et l’attention aux détails personnalisés assurent que chaque aspect reflète la performance de l’entreprise.
• Les journées et ateliers thématiques : Ces formats plus légers animent les équipes tout au long de l’année. Qu’il s’agisse de la Journée de la QVT, de la Journée de l’Innovation ou d’ateliers spécialisés comme la prise de parole ou la gestion du stress, ces événements permettent de rappeler régulièrement les orientations stratégiques de l’entreprise.
• Les événements de promotion : Ce segment comprend les lancements de produits, les démonstrations, les pop-up stores et les inaugurations. Ces formats sont particulièrement adaptés pour créer des moments de rencontre privilégiés avec les publics cibles.
• Les événements virtuels et hybrides : Pour s’adapter aux nouveaux modes de travail, les virtual events complètent la palette des formats possibles, permettant de toucher un public plus large tout en maintenant l’engagement de chacun.

Comment promouvoir un événement efficacement ?

Pour communiquer efficacement lors d’un événement, une stratégie multicanale s’impose, combinant des supports digitaux et traditionnels. Et ce, que vous entrepreniez de communiquer en interne ou à l’externe !

 La communication événementielle s’articule autour de trois phases distinctes : avant, pendant et après l’événement. En amont, les canaux digitaux comme les emails, les réseaux sociaux professionnels et les plateformes dédiées permettent de créer une attente et de mobiliser les participants. La phase événementielle elle-même nécessite des supports de communication variés, allant des supports imprimés aux solutions digitales interactives, en passant par les applications mobiles et la signalétique sur site. En aval, il est crucial de maintenir l’engagement des participants et de prolonger l’expérience en partageant des contenus de l’événement, en sollicitant des retours d’expérience et en annonçant les prochains rendez-vous. Les réseaux sociaux, les emails de suivi et les plateformes en ligne sont des canaux privilégiés pour cette phase de communication post-événementielle.

Comment élaborer une stratégie événementielle performante ?

L’audit stratégique : fondement de votre réussite événementielle

Avant de définir quelque stratégie événementielle que ce soit, vous devez maîtriser l’art du diagnostic approfondi. L’analyse de votre écosystème commence par une cartographie précise des acteurs (collaborateurs, partenaires, prestataires) et une étude des tendances du secteur. Cette phase d’audit permet d’identifier les leviers de communication digitale pertinents et de structurer votre plan de communication en fonction des spécificités de votre public cible.

Le cadrage stratégique : de la vision à l’action

La valeur ajoutée d’une stratégie événementielle réside dans sa capacité à transformer des objectifs en résultats mesurables. Un responsable communication et événementiel expérimenté établit des KPIs précis : taux de satisfaction, engagement sur les réseaux sociaux, retombées médias. Cette approche permet d’évaluer le retour sur investissement de chaque action et de la communication associée, qu’il s’agisse d’un congrès, d’une convention ou d’un événement hybride.

Le choix des formats adaptés à vos objectifs

L’efficacité de votre communication dépend de la pertinence des formats choisis. Des supports digitaux aux campagnes print, en passant par les dispositifs innovants, chaque canal doit servir votre message avec justesse.

La planification annuelle : orchestrer l’excellence

Une communication événementielle efficace s’inscrit dans la durée. Conventions, séminaires, journées thématiques : chaque temps fort mérite une stratégie de communication dédiée qui s’intègre dans un plan annuel cohérent. Les grands rendez-vous corporate (conventions, séminaires, expositions) s’articulent donc avec des formats plus légers (ateliers thématiques, animations digitales) pour maintenir une dynamique constante. 

Note : Cette orchestration minutieuse doit intégrer des enjeux de développement durable et d’innovation, tout en servant vos objectifs de promotion de marque.

Quels outils adopter pour réussir sa communication événementielle ?

Votre stratégie de communication événementielle mérite les meilleurs outils pour rayonner. Les campagnes internes online et offline, associées à des bulletins mensuels ciblés, constituent le socle d’une communication performante. Pour amplifier l’impact de vos messages, une plateforme dédiée permet de centraliser et diffuser efficacement vos contenus.

En tant que partenaire privilégié spécialisé en communication corporate, l’équipe Mediagora vous accompagne dans la conception et la réalisation de vos projets événementiels. Notre compréhension approfondie des enjeux et besoins nous permet de développer des solutions sur mesure qui résonnent avec vos objectifs. Notre accompagnement de la conception à la réalisation, basé sur la fiabilité et la transparence, s’inscrit dans la durée pour créer une relation de confiance pérenne. 

Questions courantes sur la communication évènementielle

Quels types d’événements corporate promouvoir ?

Absolument tous ceux que vous jugerez nécessaires ! L’évènementiel d’entreprise vous offre une myriade de possibilités. 

Des lancements de produits aux séminaires, en passant par les conventions et les réunions d’équipe, chaque occasion est une opportunité unique de rassembler les collaborateurs, les partenaires et les clients. Que l’objectif soit de célébrer une réussite, de former le personnel ou de renforcer l’esprit d’équipe, un événement bien conçu peut avoir un impact durable sur la marque et la culture de l’entreprise.

La vraie question est plutôt de savoir à quels objectifs répond votre communication pour chacun d’entre eux.

Quelle est la différence entre communication événementielle et marketing événementiel ?

Bien que liés, la communication événementielle et le marketing événementiel sont deux concepts distincts. La communication événementielle englobe toutes les activités visant à promouvoir et à gérer un événement, de la planification à l’exécution. C’est un processus global qui implique la logistique, la gestion des invités, la conception de l’expérience et la diffusion de l’information. Le marketing événementiel, en revanche, se concentre spécifiquement sur les stratégies et les tactiques visant à attirer des participants et à promouvoir la marque lors de l’événement. Il s’agit d’une composante de la communication événementielle, mais les deux domaines se complètent et se renforcent mutuellement.

Un exemple ? Pour les lancements de produits ou les événements commerciaux, des formats spécifiques comme les pop-up stores ou les démonstrations techniques peuvent être mis en place. Ils permettent une promotion des ventes dynamique tout en créant des moments de rencontre privilégiés avec vos publics cibles : voilà une tactique pertinente de marketing évènementiel ou expérientiel.

Quelles sont les tendances en matière de communication événementielle ?

Le paysage de la communication événementielle évolue rapidement, embrassant les nouvelles technologies et les préférences changeantes des participants. L’expérience immersive, grâce à la réalité virtuelle et augmentée, gagne du terrain, permettant aux participants de vivre des moments inoubliables. L’engagement numérique, via les applications mobiles et les réseaux sociaux, devient également essentiel pour favoriser les interactions et prolonger l’expérience au-delà de l’événement. En outre, la durabilité et la responsabilité sociale sont des priorités croissantes, avec une demande accrue pour des événements éco-responsables et inclusifs.